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Sintropix introduce un pequeño conjunto de conceptos que definen cómo se estructuran tus datos financieros, cómo fluyen las transacciones por el sistema y cómo interactúa la capa de IA con tu contabilidad. Familiarizarte con estos bloques hará que el resto de la plataforma sea más fácil de entender y usar.
Una entidad es una empresa legal en Sintropix, ya sea un holding o una filial operativa. Cada entidad es una unidad contable autónoma con su propio:
  • Plan de cuentas: la lista completa de códigos y nombres de cuenta que se usan para clasificar las transacciones de esa empresa
  • Moneda funcional: la moneda principal en la que esa entidad mide su desempeño financiero (ver más abajo)
  • Jurisdicción tributaria: el país cuyo calendario tributario, obligaciones de declaración y normas locales aplican
La mayoría de los equipos con presencia en varios países configura una entidad por empresa legal: un holding en Estados Unidos, una SpA chilena, una SAPI de CV mexicana, y así sucesivamente. Sintropix agrega por ti las entidades de tu Organización. Los ajustes de cada entidad están en su fila de Entidades legales, en la página Empresa de la Organización, dentro de Configuración.Cada entidad lleva su propia contabilidad, y cada informe cubre una entidad. Una transacción entre dos entidades de la misma Organización se registra una sola vez como un asiento intercompañía, que contabiliza ambos lados juntos.
Una Organización agrupa las entidades que un cliente gestiona como un solo negocio, por ejemplo una holding y sus filiales. Cada entidad pertenece a exactamente una Organización.El acceso pasa por la Organización. Un Usuario tiene una Membresía de Organización con un Rol, y ese Rol aplica a todas las entidades de la Organización, incluidas las que se agreguen después:
  • staff: lee y escribe los libros, trabaja las tareas de la Organización y realiza trabajo contable de Sintropix como automatizaciones
  • client: lee y escribe los libros, y trabaja las tareas de la Organización
  • viewer: solo lee
Mover una entidad a otra Organización traslada su acceso con ella. Consulta la API de Organizaciones y Acceso y roles.Cambia de empresa en la app. Haz clic en el menú de empresas, arriba en la barra lateral. Muestra el logo y el nombre de la Organización activa y, debajo, la entidad activa cuando la Organización tiene más de una. El menú lista todas las entidades a las que tienes acceso, agrupadas bajo su Organización, con la bandera de su país y una marca en la activa. Haz clic en una entidad para cambiarte a ella en un solo paso, aunque esté en otra Organización. Una Organización con una sola entidad aparece como esa entidad. Una Organización con más de una entidad tiene su propia fila, con su logo y su nombre, y sus entidades aparecen con sangría debajo. Haz clic en la fila de la Organización para abrir su vista de grupo (Grupo), que muestra toda la Organización, como los Bancos de todas sus entidades, su Chat, Bandeja, Tareas e Intercompañía. En la vista de grupo, el menú muestra Grupo debajo del nombre de la Organización, y la marca está en la fila de la Organización. En una página sin vista de grupo, el nombre de la Organización es solo un título.
La moneda funcional es la moneda principal de una entidad, la moneda en la que opera su entorno económico. Sintropix usa la moneda funcional como base para todos los asientos contables dentro de una entidad.Ejemplos:
  • Holding en Estados Unidos → USD
  • Filial chilena → CLP
  • Filial mexicana → MXN
  • Filial colombiana → COP
Cuando una transacción se registra en una moneda distinta de la moneda funcional de la entidad (por ejemplo, una factura en USD recibida por la entidad chilena), Sintropix aplica el tipo de cambio diario y registra la conversión automáticamente. Cualquier diferencia de cambio resultante se contabiliza en la cuenta correspondiente sin intervención manual.
Los informes están en la moneda funcional de la entidad. Para leer un informe en otra moneda, por ejemplo en USD para tus inversionistas o tu directorio, pídelo con una moneda de presentación y el tipo de cambio a aplicar. El estado de resultados, el balance general, el libro mayor y la realización de ingresos aceptan presentationCurrency y presentationRate juntos, y todos los montos de la respuesta se convierten a ese único tipo. Consulta Informes.
Una transacción es cualquier movimiento financiero capturado en Sintropix, ya sea que llegue por una integración o se ingrese manualmente. Las transacciones incluyen:
  • Transferencias bancarias e ingresos de caja (desde las integraciones bancarias)
  • Pagos de facturas recibidos o realizados
  • Liquidaciones de nómina (desde Buk)
  • Rendiciones de gastos de empleados (desde Xpendit)
  • Pagos de suscripciones (desde Stripe, Mercado Pago)
  • Asientos manuales creados por tu equipo
Toda transacción está asociada a una entidad específica, tiene fecha, está denominada en una moneda de transacción y se mapea a una o más cuentas del plan de cuentas.
La conciliación es el proceso de cruzar un movimiento bancario con su documento de respaldo (una factura, una liquidación de nómina, una rendición de gastos) y confirmar que el asiento contable correspondiente es correcto. Una transacción se considera conciliada cuando:
  1. El movimiento bancario está cruzado con un documento de origen (por ejemplo, una factura en tu antigüedad de cuentas por cobrar)
  2. El asiento en el libro mayor refleja la cuenta, el monto y la moneda correctos
  3. Un miembro del equipo (o Erwin, si la conciliación automática está habilitada) aprobó el cruce
Sintropix usa IA para sugerir cruces automáticamente. Tu equipo revisa y aprueba las sugerencias, o gestiona las excepciones que Erwin no pudo cruzar con confianza. El estado de conciliación es visible a nivel de entidad.
Erwin es el asistente de IA integrado en Sintropix. A diferencia de un chatbot de IA de propósito general, Erwin tiene acceso directo a tus datos contables en vivo: tu libro mayor real, el estado de conciliación, la antigüedad de cuentas por cobrar, el calendario de cuentas por pagar, el historial de nómina y los saldos bancarios, en todas las entidades que hayas conectado.Erwin puede:
  • Responder preguntas financieras en lenguaje natural: “¿Cuál es nuestro ARR consolidado este trimestre?”, “¿Qué facturas tienen más de 60 días de vencidas en México?”
  • Generar proyecciones: flujo de caja a 13 semanas, análisis de runway, modelado de escenarios
  • Guiar el cierre: decirte exactamente qué está bloqueando tu cierre de mes y en qué entidad
  • Detectar anomalías: marcar transacciones duplicadas, patrones de gasto inusuales, exposiciones cambiarias inesperadas y cuentas con variaciones significativas mes a mes
  • Proponer asientos: redactar asientos de ajuste a partir de los hallazgos de la conciliación, para que un miembro del equipo los revise y contabilice
  • Cargar Ontop: crear, contabilizar y conciliar las facturas de Ontop, la plataforma que paga a tus contratistas extranjeros desde una billetera prepagada en USD. Consulta Ontop invoices
  • Cargar un presupuesto: crear o actualizar un Budget mes a mes desde una planilla, una tabla en tu mensaje o una regla como “lo mismo que 2026 más 10%”. Asocia cada fila a una cuenta de resultado por código y luego por nombre exacto, y te pregunta por las filas que no calzan con ninguna cuenta, la unidad y la moneda. Antes de informar, revisa que los totales mensuales de cada sección cuadren con tu fuente
  • Centralizar remuneraciones: contabilizar las remuneraciones y los finiquitos de un mes desde Buk, mediante la Credential de API key de Buk de la entidad o el Excel de Centralización Contable que le envíes. Aprende la cuenta de cada código de nómina a partir de tu última centralización y pregunta por los códigos que no ha visto. Contabiliza solo después de que apruebes su propuesta en el hilo, y concilia los pagos de líquidos y de Previred solo después de que los confirmes
  • Registrar y corregir asientos intercompañía: registrar un acto entre dos empresas de tu Organización, como un préstamo o un pago que una empresa hace por la otra, como un asiento intercompañía con un asiento en cada empresa. Para corregir uno, lo anula y lo registra de nuevo con los valores de Dimensión de cada línea, y luego restaura las conciliaciones que tenían sus líneas. Si no puede restaurar una conciliación, la lista con sus líneas y su monto. Los asientos de un asiento intercompañía no llevan notas, así que escribe el motivo en la glosa del acto y en su respuesta. No puede corregir un acto con fecha igual o anterior a la Fecha de bloqueo de una empresa
Cada respuesta cita los datos subyacentes, así que puedes profundizar en el detalle detrás de cualquier cifra que muestre.Conversa con Erwin en la aplicación. Cualquier persona con una Membership en la Organization de la entidad puede conversar con Erwin. Haz clic en Erwin, abajo a la derecha de cualquier página de la entidad, incluidas las páginas de configuración. Erwin se abre en una ventana flotante y muestra su respuesta y cada paso que da mientras trabaja. Sus respuestas muestran listas, tablas, negritas y enlaces con formato. Un enlace a una página de Sintropix, como una cuenta bancaria o un asiento contable, la abre en la misma pestaña, y la conversación sigue abierta. En un teléfono su ventana se cierra para que veas la página, y una ventana expandida vuelve a su tamaño al lado de la página. Para abrir la página en una pestaña nueva, haz ⌘-clic o Ctrl-clic en el enlace. Los enlaces a otros sitios se abren en una pestaña nueva. Presiona Escape o haz clic en el botón de cerrar para ocultar la ventana. La conversación sigue abierta hasta que inicies una Nueva conversación.Erwin sabe en qué página estás y qué registro tienes abierto, así que puedes preguntar “¿Por qué este movimiento no está conciliado?” sin nombrar el movimiento. La página es una pista, no un límite: Erwin puede trabajar en cualquier empresa de tu Organization, y una conversación sigue abierta cuando cambias a otra empresa de ella. Haz clic en Conversaciones anteriores para ver tus 50 conversaciones más recientes en la Organization y reabrir cualquiera. Tus conversaciones son privadas. Nadie más en la Organization puede leerlas, pero Erwin puede aprender de ellas cuando sueña (consulta Wiki de la empresa más abajo).Envíale archivos a Erwin. Puedes enviarle a Erwin una foto de una boleta, una factura en PDF, una planilla o cualquier otro archivo junto con un mensaje. Haz clic en el clip (Adjuntar archivos), pega el archivo o arrástralo a la ventana. Cada archivo aparece como una ficha bajo Archivos para enviar. Para sacar un archivo, haz clic en el botón de quitar de su ficha. Un mensaje puede llevar texto, archivos o ambos, con hasta 5 archivos de 25 MB cada uno. Un archivo de más de 25 MB no se adjunta, y la ventana lo nombra. El resto del borrador se mantiene. Si un mensaje no se envía, sus archivos quedan en el borrador para que vuelvas a enviarlo. Si Erwin está recibiendo muchos archivos en ese momento, la ventana te pide que vuelvas a enviar el mensaje en un rato. Un primer mensaje con archivos y sin texto toma como nombre de la conversación el de su primer archivo.Tu mensaje muestra sus archivos con su nombre, tipo y tamaño, también cuando reabres la conversación desde Conversaciones anteriores. Todavía no puedes abrir un archivo enviado desde la conversación. Erwin lee archivos de cualquier tipo. Solo puede adjuntar un archivo a un registro si es un PDF, PNG, JPEG, XML, CSV o XLSX (consulta Attachments), y te avisa cuando un archivo no se puede adjuntar. Un archivo que envías queda disponible para Erwin en toda tu Organization, así que puede leerlo desde otra conversación de la misma Organization, como un archivo enviado en Slack. Tu conversación sigue siendo privada.En la aplicación, Erwin actúa con tus permisos, no con los suyos:
  • Solo puede hacer lo que tu Role permite. Si eres viewer, Erwin puede leer, pero sus escrituras se rechazan.
  • Abre las Credentials de una entidad, como los accesos bancarios, solo si eres staff.
  • No puede crear tareas programadas desde la aplicación. Pídelas en un canal de Slack vinculado mediante un Agent Channel.
  • Cada cambio que hace aparece en el registro de auditoría contigo como actor y erwin como actor declarado.
Erwin trabaja para tu Organization. Atiende a todas las empresas de tu Organization desde el mismo lugar, así que un holding puede hablar de todas sus filiales en un solo canal o en una sola conversación de la aplicación. Trabaja en la empresa a la que te refieres. Cuando una solicitud calza con más de una y los registros no lo resuelven, pregunta cuál. Su wiki, sus conversaciones y sus tareas programadas pertenecen a la Organization.Trabaja con Erwin en Slack. En un canal de Slack vinculado a la Organization, puedes detener a Erwin o interrumpirlo con un mensaje nuevo, responder sus preguntas en el hilo y pedirle tareas programadas. Consulta Work with Erwin in a Slack channel. En Slack y en la aplicación, Erwin también puede leer los canales de Slack vinculados a la Organization para tener contexto.Lo que Erwin hace por su cuenta. La misión de Erwin es mantener tu contabilidad al día y ordenada. Lleva una lista de las decisiones sobre los libros que puede tomar por tu Organization sin que una persona se lo pida ni lo apruebe, por ejemplo “conciliar una factura con un movimiento cuando coinciden el RUT, el monto exacto y el folio”. La lista cubre contabilizar, conciliar, asignar un Partner y cambiar un registro contabilizado. Para cualquier decisión de ese tipo que esté fuera de la lista, deja un Follow-up para que una persona lo apruebe, o pregunta.Cargar datos desde su origen, como los movimientos de una cuenta bancaria, no es una decisión sobre los libros, así que la lista no lo rige. Erwin carga los movimientos nuevos sin preguntar. Solo pide aprobación cuando una carga la necesita, como al cargar el estado de cuenta de una tarjeta. Solo cambia la lista cuando una persona le pide agregar o quitar un punto, y luego dice qué cambió. Para ver la lista, pídesela.Pídele a Erwin que avance tu trabajo pendiente por su cuenta, por ejemplo “avanza lo pendiente”. Sintropix también puede programarlo para tu Organization en horario laboral. Cada ejecución elige una actividad que tenga trabajo, de preferencia la que se ejecutó hace más tiempo, la hace hasta terminarla e informa una sola vez. Una ejecución sin trabajo no publica nada. Las actividades son:
  • Conciliar: contabilizar y conciliar los Bank Movements y las Invoices que su lista permite. Antes de contabilizar una Invoice, lee la página de su Partner en la wiki. Para saber para quién es un pago y qué Invoice paga, también lee las nóminas listas cuya fecha de pago está cerca de la fecha del Movement. Una nómina dice lo que quisiste pagar, no lo que hizo el banco, así que nunca concilia un Movement que no coincide con ella. Los borradores no cuentan. Cuando sabe cómo resolver un registro pero su lista no lo cubre, deja un Follow-up con una propuesta para que una persona la apruebe. Solo pregunta cuando no sabe cómo resolverlo.
  • Follow-ups: dejar un Follow-up en cada registro pendiente que no tenga uno o cuyo Follow-up ya no aplique, y avanzar cada uno en waiting cuya espera terminó.
  • Buscar errores: revisar lo que cambió en los libros desde la última revisión e informar lo que esté mal o parezca sospechoso.
  • Partners: encontrar un Partner para los Bank Movements que no tienen uno y tienen un candidato claro, y encontrar Partners duplicados.
  • Preguntas sin respuesta: volver a hacer, una sola vez, cada pregunta que nadie respondió en más de un día, y descartar las que el ERP o la wiki ya responden.
  • Cargar movimientos (una vez al día, al final del día): cargar los movimientos nuevos de cada cuenta bancaria y tarjeta que la wiki dice que carga.
  • Soñar (una vez al día, al final del día): consulta Wiki de la empresa más abajo.
Tu correo como fuente. Al comenzar cada conversación, Erwin sabe qué cuentas de correo conectó tu Organization: cada Integration de Gmail, Outlook o Mailbox, con su dirección y su propósito. Las trata como evidencia. Cuando revisa un registro, deja un Follow-up o avanza tu trabajo pendiente, las busca por contraparte, monto y fechas para encontrar la boleta, la factura o la conversación detrás del registro. Un propósito claro lo ayuda a elegir la cuenta correcta. Si conectas una cuenta durante una conversación, Erwin puede leerla cuando se lo pidas, y la incluye entre sus fuentes desde tu próxima conversación.Erwin lee el correo solo para conciliar tu contabilidad y proponer Follow-ups. Nunca copia lo que dice un correo en la wiki ni en un registro más allá de la acción misma: contabilizar un pago o adjuntar el archivo del correo es la acción, y no agrega una nota que repita el correo. Cuando le pides algo sensible, como un sueldo o cómo se le pagó a una persona, lo lee del correo en ese momento y te dice que viene de la cuenta de correo que conectó tu Organization.Wiki de la empresa. Erwin mantiene una wiki para cada Organization, que cubre todas sus empresas. En ella registra lo que tu equipo le enseña y que el ERP no guarda: quién aprueba qué, por qué siguen una regla, cómo contabilizar un proveedor recurrente, las particularidades de una cuenta bancaria y cómo prefiere cada persona sus reportes. Erwin consulta la wiki antes de trabajar en un tema que ella cubre, así no te pregunta dos veces lo mismo.Erwin lee la wiki en cada conversación, pero solo escribe en ella cuando se lo pides, con una excepción para el correo (consulta más abajo). Pídeselo en lenguaje natural:
  • “Anota en la wiki que Aguas Andinas se contabiliza en 5102”: agregar un dato
  • “Aprende de esto” sobre un mensaje o un archivo adjunto, como una cartola bancaria: aprender de una fuente
  • “Revisa la wiki”: revisar la wiki en busca de contradicciones, datos sin fuente y entradas desactualizadas
  • “Sueña”: revisar lo que pasó en la Organization desde el último sueño y guardar lo que enseña
Cada dato registra su fuente (la persona y la conversación, el archivo, el registro del ERP o los correos detrás de un patrón) y su fecha. Erwin marca como tentativo lo que se dijo con duda hasta que alguien lo confirme. Si le dices a Erwin algo que contradice la wiki, prevalece lo que dices, y Erwin ofrece corregir la página.El correo en la wiki. Cuando Erwin lee correo en una conversación, puede agregar a la wiki, sin que se lo pidan, un patrón de ese correo o un puntero hacia él, y nada más. Un patrón dice quién envía qué tipo de documento, a qué cuenta y cuándo. Un puntero dice dónde vive un tipo de información, por ejemplo “Las liquidaciones de sueldo llegan por correo de Buk a [email protected]”. Un patrón lleva a Erwin de vuelta al correo cuando se lo pides. Nunca guarda lo que dice el correo.En un sueño, Erwin revisa el período desde su último sueño, o los últimos 7 días en el primero. Lee cada conversación de la Organization, en Slack y en la aplicación, incluidas las conversaciones privadas de la aplicación. También lee los cambios que las personas hicieron en el ERP, como las correcciones a lo que él escribió, y los canales de Slack vinculados a la Organization. Un sueño no lee correo: guarda los patrones y punteros de correo que la wiki o una conversación ya muestran, y nunca lo que dice un correo, aunque una conversación lo repita. Guarda solo lo que el ERP no tiene, lo escribe en la wiki sin pedir aprobación y luego informa qué cambió y qué dejó fuera. Para deshacer un sueño o cualquier otro cambio en la wiki, pídeselo a Erwin.
La wiki guarda hechos, no instrucciones. Nunca guarda datos del ERP, como saldos o listas de facturas, ni lo que el historial del ERP ya muestra, como correcciones o conciliaciones pasadas, ni lo que dice un correo, como su texto, un monto, un sueldo o datos personales, solo dónde encontrarlo, ni contraseñas, códigos, claves de API o números de tarjeta completos. Pídele a Erwin que aprenda solo de contenido en el que confíes.
Un asiento manual es un par débito/crédito que creas directamente en Sintropix para ajustes contables que ninguna integración cubre. Los usos más comunes incluyen:
  • Provisiones (por ejemplo, provisionar un gasto por servicios antes de que llegue la factura)
  • Calendarios de depreciación y amortización
  • Intereses de préstamos intercompañía
  • Correcciones y reversiones
  • Asientos de saldos iniciales al migrar desde otro sistema
Cada asiento manual necesita una fecha, una glosa y un conjunto balanceado de líneas de débito y crédito. No hay un paso de aprobación: un asiento se contabiliza en cuanto se crea. Cuando Erwin no está seguro de cómo contabilizar algo, deja un seguimiento para que una persona lo apruebe en vez de contabilizarlo. Ningún asiento puede contabilizarse en o antes de la fecha de bloqueo de la entidad.
Los asientos manuales afectan tu libro mayor en cuanto se contabilizan y se incluyen en todos los informes. Revisa cada asiento antes de crearlo. Para deshacer un asiento contabilizado, revérsalo.

API de informes

Mira cómo tus entidades, monedas y transacciones se reflejan en el balance general, el estado de resultados y los informes de libro mayor.

API de asientos contables

Contabiliza, reversa y programa los asientos que mantienen tu cierre de mes bajo control.